部门预归档制度

为使归档工作规范化、制度化，以确保归档材料齐全、完整、准确、系统，必须做好平时预归档工作。为此，特制订本制度。

一、学校实行文件材料形成部门归档制度。各归档部门有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定1名档案管理员具体承办本部门文件材料的收集、整理、归档工作。

二、各归档部门根据本部门工作职责和当年工作任务，参照归档范围编制文件材料预归档类目，并根据工作实际对预归档类目适时进行调整。

各类档案的预归档要求如下：

1、党群档案、行政档案、教学档案预归档

各部门的档案管理员应在年初或上半年末根据归档规定，预先编好归档类目及各个条款，各准备好一个档案盒，在档案背上写上类目，依次排列，以便随时将有关材料归类。档案管理员平时应注意积累，并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号等后，于第二年的4月底前移交综合档案室集中统一保管。

2、科研档案预归档

凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（可以指定专人）应建立平时归档档案盒，做好积累材料的准备工作，待项目告一段落或完成时，再按归档范围进行整理归档。

3、设备档案预归档

设备开箱验收时，应对照装箱单清点随机文件材料，并收集保存。在设备安装，调试完毕后，将全部的文件材料按照进行整理归档。

4、基建档案预归档

项目明确负责人后，负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作，并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立档案盒，做好不同时期的收集工作。等项目完成告一段落后，进行系统整理。

5、 其它档案

声像档案、电子档案可随时收集归档。

三、各部门兼职档案员平时应对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理，并按预档案类目分类存放。

四、根据有关规定，对文件材料进行鉴定，并检查文件材料是否齐全、完整、对不完整的材料及时进行追踪积累和收集，对应归档的文件材料进行整理，确定档案的保管年限。

五、科研、设备、基建、会计档案按有关规定、标准进行整理，要保证一个科研课题、一台设备、一项基建工程材料的齐全，成套性。

六、各类档案的归档时间和移交手续：

1、党群、行政、教学、外事、出版、声像门类档案以及科研、基建、设备、财会等门类档案管理性文件材料，于次年的四月底前移交档案室。

2、科研、基建、仪器设备、产品等项目材料在完成通过鉴定验收或投入使用后（引进设备为索赔期满后）三个月内归档；

3、各类档案必须按时按质完成装盒、编目工作，并办理档案的移交签字手续，移交人填写档案材料移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量（照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者），移交时间，移交人与接收人应在移交清册上签字，各保存一份。移交清册存文书档案并永久保管。